Informativa sul trattamento dei dati personali

Con la presente, Nikki di Siligato Cinzia e C.SAS, con sede in , Partita IVA 03505210835, contattabile all’indirizzo (di seguito, il “Titolare”, “noi” o “ nostri”), in qualità di titolare del trattamento desidera informare i propri ospiti e clienti (di seguito, gli “ Interessati”) circa le modalità di trattamento dei loro dati personali in conformità con il D.Lgs. n. 196/2003 (di seguito, il “Codice Privacy”) come successivamente modificato e integrato, e con il Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali n. 679/2016 (di seguito, il “Regolamento Europeo”).

1 – I dati che raccogliamo

Il trattamento descritto nella presente Informativa ha ad oggetto i dati personali degli Interessati raccolti nel corso della prenotazione ed erogazione dei nostri servizi di ospitalità. Le categorie di dati personali trattati includono i seguenti:

a) dati identificativi e di contatto dell’Interessato (es. nome, data e luogo di nascita, genere, indirizzo postale, numero di telefono, indirizzo e-mail, nazionalità, passaporto, visti o altri documenti d’identità);

b) dati bancari, fiscali e di pagamento (es. coordinate bancarie, informazioni fiscali, numero di carta di credito/debito o altri dati relativi al pagamento);

c) dati relativi a ordini, acquisti, prenotazioni o pagamenti effettuati;

d) dati del dispositivo (es. indirizzo IP, proxy, timestamp, tipo di browser, tipo di dispositivo e sistema operativo);

e) dati relativi ad intolleranze, allergie o condizioni di salute (es. informazioni relative a intolleranze alimentari); e

f) qualunque ulteriore dato personale relativo all’Interessato, fornito dall’Interessato al Titolare;

(di seguito indicati, congiuntamente i “Dati”).

2 – Come e dove raccogliamo i Dati

Raccogliamo i Dati tramite gli ordini, i pagamenti e le comunicazioni che ci inviate

Se inviate a noi o ai nostri fornitori di servizi Dati su altre persone (ad esempio, se un cliente effettua una ordinazione per un altro cliente, come per i propri familiari), dichiarate di avere l’autorità per farlo, ci autorizzate a utilizzare tali Dati in conformità con questa Informativa e vi impegnate a fornire ai soggetti i cui dati sono comunicati al Titolare la presente Informativa prima della comunicazione, al fine di informarli sulle modalità di trattamento dei loro dati personali.

3 – Finalità per cui trattiamo i Dati

I Dati degli Interessati saranno trattati per le seguenti finalità:

a) consentirvi di effettuare una ordinazione o una prenotazione, dare esecuzione al contratto, prestare i servizi richiesti, dare seguito alle richieste di assistenza e tutelare i nostri interessi anche inviando solleciti formali in merito a pagamenti scaduti;

b) eseguire attività amministrative, contabili e fiscali;

c) accelerare le procedure di registrazione in caso di successivi soggiorni presso le nostre strutture;

(le finalità sopra indicate sono congiuntamente definite le “Finalità Contrattuali”)

d) adempiere ad un obbligo di legge o regolamentare, ivi compresa l’esecuzione di comunicazioni alle autorità competenti.

(di seguito definita come “Finalità di Legge”)

e) inviare comunicazione promozionali e aggiornamenti su novità e offerte del Titolare sia tramite canali di comunicazione tradizionali quali la posta cartacea o la telefonata da parte di un operatore che tramite strumenti di comunicazione digitali quali e-mail, chat, messaggi (SMS e altri messaggi istantanei), previo specifico consenso informato;

(di seguito definita “Finalità di Marketing Diretto”).

f) svolgere attività di segmentazione in base agli interessi, gusti ed esigenze dell’Interessato per svolgere iniziative commerciali e inviare comunicazioni promozionali sia tramite canali di comunicazione tradizionali quali la posta cartacea o la telefonata da parte di un operatore che tramite strumenti di comunicazione digitali quali e-mail, chat, messaggi (SMS e altri messaggi istantanei), in linea con le relative preferenze, previo specifico consenso informato;

(di seguito definita “Finalità di Marketing Profilato”).

g) comunicare i Dati dell’Interessato a partner commerciali appartenenti alla rete del Titolare quali quelli specificati al successivo paragrafo 6, per l’invio di comunicazioni promozionali e per altre iniziative commerciali come quelle indicate alla lettera e);

(di seguito definita “Finalità di Marketing di Terzi”).

4 – Base legale dei trattamenti che effettuiamo

Il trattamento dei Dati è necessario con riferimento alle Finalità Contrattuali al fine di stipulare e dare esecuzione al contratto e, con riferimento alla Finalità di Legge è obbligatorio per adempiere alle prescrizioni di legge applicabili. Il mancato conferimento dei Dati necessari per tali finalità determinerà l’impossibilità di ricevere le prenotazioni, stipulare il contratto e/o di dare esecuzione allo stesso.

Il trattamento dei Dati per la Finalità di Marketing Diretto, Profilato e di Terzi, non è obbligatorio ed è basato sul consenso specifico per ciascun trattamento prestato dall’Interessato, che potrà liberamente revocarlo in ogni momento secondo le modalità indicate di seguito.

Con riferimento ai Dati di cui al paragrafo 1 e), il trattamento è basato sul consenso dell’Interessato al trattamento dei suoi appartenenti a categorie particolari, che tratteremo in ogni caso solo per dare esecuzione al contratto e assecondare le esigenze dell’Interessato. Tale consenso non è obbligatorio ma se non prestato il Titolare non potrà trattare tali dati e dare seguito alle richieste dell’Interessato.

5 – Modalità di trattamento dei Dati

In relazione alle sopra indicate finalità, i Dati verranno trattati sia attraverso l’ausilio di strumenti informatici o comunque automatizzati, sia su supporto cartaceo, e saranno protetti attraverso misure idonee a garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali. In particolare, il Titolare adotta misure organizzative e tecniche appropriate per proteggere i Dati in suo possesso contro la perdita, il furto, nonché l’uso, la divulgazione o la modifica non autorizzati dei Dati.

6 – A chi possiamo comunicare i Dati

Per le finalità di cui al paragrafo 3, il Titolare può comunicare – in tutto o in parte – i Dati degli Interessati alle seguenti categorie di soggetti:

a) fornitori di servizi strumentali o di supporto a quelli svolti dal Titolare e quindi, in via esemplificativa ma non esaustiva, catering, periti, consulenti, legali, fornitori di servizi tecnologici, agenzie di marketing, istituti bancari, assicurazioni e società di recupero crediti;

b) autorità amministrative o giudiziarie competenti, dietro richiesta legittima; e

c) partner commerciali appartenenti alla rete del Titolare che offrono servizi complementari a quelli del Titolare, come agenzie viaggi, ristoranti, società di noleggio veicoli, centri benessere, etc…

Tali destinatari, a seconda dei casi, trattano i Dati in qualità di titolari, responsabili o incaricati del trattamento. Taluni dei soggetti sopra elencati potrebbero essere situati in Paesi esterni all’Unione Europea o allo Spazio Economico Europeo. In tal caso, la comunicazione dei Dati avverrà conformemente a quanto indicato al successivo paragrafo.

7 – Trasferimenti all’estero dei Dati

I Dati potranno, nel rispetto della disciplina applicabile, essere trasferiti all’estero anche in Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo e, in particolare, in Cina e negli Stati Uniti ove hanno sede le società del gruppo cui il Titolare appartiene. L’eventuale trasferimento dei Dati in Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo avverrà, in ogni caso, nel rispetto delle garanzie appropriate e opportune ai fini del trasferimento stesso, ai sensi degli articoli 44 e ss. del Regolamento Europeo, come le clausole contrattuali tipo di protezione dei dati.

In ogni caso, l’Interessato può ottenere maggiori informazioni circa l’eventuale trasferimento dei Dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo facendone richiesta al Titolare con le modalità indicate ai successivi paragrafi.

8 – Per quanto tempo conserviamo i Dati

Per le Finalità Contrattuali e di Legge i Dati vengono conservati per un periodo pari alla durata del contratto e per i 10 anni successivi alla cessazione dello stesso, fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo successivo sia richiesta per eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile. Eventuali copie dei documenti d’identità vengono conservate per il periodo strettamente necessario ad assolvere la finalità di legge di comunicazione tramite il portale della Polizia di Stato e successivamente cancellate.

Per le Finalità di Marketing Diretto i Dati vengono conservati per un periodo pari a 24 mesi dalla data in cui il consenso viene prestato ovvero rinnovato.

Per le Finalità di Marketing Profilato, i Dati vengono conservati per un periodo pari a 24 mesi dal momento della raccolta.

Per le Finalità di Marketing di Terzi i Dati vengono conservati per un periodo pari a 24 mesi dalla data in cui il consenso viene prestato ovvero rinnovato, fermo restando che la conservazione e relativo trattamento successivi alla comunicazione a terzi dipenderà da tali terzi a cui l’Interessato potrà rivolgersi autonomamente per l’esercizio dei propri diritti.

Alla cessazione del periodo di conservazione i dati saranno cancellati, anonimizzati o aggregati.

9 – I diritti di cui dispongono gli Interessati

Fermo restando la possibilità dell’Interessato di non conferire i propri Dati, l’Interessato, in ogni momento e gratuitamente, potrà:

a) ottenere conferma dell’esistenza o meno di Dati che lo riguardano;

b) conoscere l’origine dei Dati, le finalità del trattamento e le sue modalità, nonché la logica applicata al trattamento effettuato mediante strumenti elettronici;

c) chiedere l’aggiornamento, la rettifica o – se ne ha interesse – l’integrazione dei Dati che lo riguardano;

d) ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei Dati eventualmente trattati in violazione della legge, nonché di opporsi, per motivi legittimi, al trattamento;

e) revocare il proprio consenso, ove precedentemente prestato, inviando una comunicazione al Titolare;

f) chiedere al Titolare la limitazione del trattamento dei Dati che lo riguarda nel caso in cui (i) l’Interessato contesti l’esattezza dei Dati, per il periodo necessario al Titolare per verificare l’esattezza di tali Dati; (ii) il trattamento è illecito e l’Interessato si oppone alla cancellazione dei Dati e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo; (iii) benché il Titolare non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i Dati sono necessari all’Interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale; (iv) l’Interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, del Regolamento Europeo in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto a quelli dell’Interessato;

g) chiedere la cancellazione dei Dati che lo riguardano senza ingiustificato ritardo; e

h) ottenere la portabilità dei Dati che lo riguardano.

Le richieste per l’esercizio dei diritti potranno essere inoltrate per iscritto al Titolare, che può essere contattato all’indirizzo e-mail indicato sopra.

L’Interessato avrà inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali ai contatti disponibili sul sito www.garanteprivacy.it, ove ne sussistano i presupposti.

Ai sensi dell’articolo 2-terdecies del Codice Privacy, in caso di decesso i diritti anzidetti possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio, o agisce a tutela dell’Interessato in qualità di mandatario, o per ragioni familiari meritevoli di protezione. Si può scegliere di vietare espressamente l’esercizio di alcuni dei diritti sopraelencati da parte degli aventi causa inviando una dichiarazione scritta al Titolare all’indirizzo di posta elettronica sopra. La dichiarazione potrà essere revocata o modificata in seguito nelle medesime modalità.

10 – Modifiche e aggiornamenti

La presente informativa può essere soggetta a variazioni, con un precedente preavviso, anche in conseguenza di eventuali modifiche e/o integrazioni normative.